Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo jsme

Plubox poskytuje software pro správu pronájmů a ubytovacích služeb a jeho provozovatelem je FOP Barkar Serhii. V těchto zásadách ochrany osobních údajů označení „Plubox“, „my“, „nás“ a „náš“ odkazují na FOP Barkar Serhii jako provozovatele služby Plubox na plubox.com. Naše kontaktní adresa je ulice Akademika Filatova 39, kancelář 57, Oděsa, Ukrajina.

U údajů týkajících se účtu, zabezpečení, fakturace a podpory Plubox zpravidla působí jako správce osobních údajů. U údajů o nemovitostech, hostech, zaměstnancích, rezervacích a dalších provozních údajů, které zákazník do Plubox vloží, zpravidla působí jako správce zákazník a Plubox jako jeho zpracovatel nebo poskytovatel služby.

2. Rozsah

Tyto zásady se vztahují na webové stránky, aplikace, API, kanály podpory a integrace Plubox včetně volitelných doplňků Plubox pro ChatGPT a Claude. Nenahrazují informace o ochraně osobních údajů našich zákazníků, OpenAI, Anthropic, Google, poskytovatelů plateb ani jiných třetích stran, jejichž služby se rozhodnete využít.

3. Informace, které zpracováváme

Údaje o účtu a totožnosti

Zpracováváme informace sloužící k vytvoření a správě účtu, jako jsou jméno, e-mailová adresa, ověřovací údaje, členství v organizaci, role, jazyk, kontaktní údaje a předvolby účtu. Při přihlášení prostřednictvím poskytovatele identity třetí strany obdržíme informace, které nám tento poskytovatel s vaším svolením zpřístupní.

Údaje o nemovitostech a provozu

Zákazníci mohou vkládat údaje o organizacích, účtech, nemovitostech, kategoriích ubytování, rezervacích, hostech, zaměstnancích, rozvrzích, dostupnosti, kapacitách, cenách za noc, omezeních, službách, platbách, výdajích, účtenkách, platbách za energie a služby, úkolech, fotografiích úkolů, úklidech, chybějícím vybavení a provozních statistikách.

Konkrétní informace závisí na funkcích a integracích Plubox, které zákazník zapne. Zákazníci odpovídají za zajištění právního základu pro předání osobních údajů Plubox a za správné nastavení uživatelských oprávnění.

Údaje doplňků a integrací ChatGPT a Claude

Při připojení volitelného doplňku Plubox k ChatGPT nebo Claude zpracováváme autorizační informace OAuth, identifikátory účtu a organizace, požadavky nástrojů, parametry nezbytné k jejich splnění a záznamy Plubox vrácené nebo změněné podle vašich pokynů. Podle daného postupu může jít o údaje o rezervacích, hostech, nemovitostech, rozvrzích, cenách, platbách, výdajích, energiích a službách, úkolech, úklidech, obrázcích a statistikách.

Technické údaje a údaje o používání

Můžeme zpracovávat IP adresy, informace o zařízení a prohlížeči, data a časy přístupu, používané stránky a funkce, diagnostická data, bezpečnostní události, identifikátory požadavků a aplikační protokoly. Tyto informace používáme k provozu, zabezpečení, řešení problémů a zlepšování služby.

Komunikace s podporou

Pokud nás kontaktujete, zpracováváme vaše kontaktní údaje, zprávu, přílohy a další informace, které nám poskytnete. V žádosti o podporu neposílejte hesla, přístupové tokeny, úplná čísla platebních karet ani jiné tajné informace.

Volitelná webová analytika a měření reklamy

S vaším souhlasem Google Analytics měří návštěvy veřejného webu, interakce, zdroje návštěvnosti a výsledky registrací. Můžete povolit pouze analytiku, analytiku s měřením reklamy nebo obojí odmítnout. Značka Google se načte až po povolení analytiky. Analytické události neobsahují jména, e-mailové adresy ani obsah formulářů.

Měření reklamy vyžaduje samostatný souhlas vedle souhlasu s analytikou. Umožňuje Googlu používat údaje o kampaních a registracích pro přehledy reklamních konverzí. Personalizace reklam, remarketing a Google Signals jsou vypnuté. Údaje získané přes připojená rozhraní Google API se nepoužívají k reklamě.

Volby můžete změnit nebo odvolat v části Nastavení analytiky a reklamy v zápatí. Uchovávají se nejvýše 180 dní. Se souhlasem s analytikou se mezi subdoménami Plubox sdílí soubor cookie marketingové atribuce až 30 minut, aby se návštěva propojila s registrací. Odvolání analytiky odstraní analytické a atribuční cookies spravované tímto webem; odvolání měření reklamy odstraní také jeho reklamní cookies Google.

4. Jak informace používáme

Informace zpracováváme za účelem:

• poskytování, údržby a správy Plubox a jeho integrací;
• ověřování uživatelů a uplatňování oprávnění k organizacím, účtům a nemovitostem;
• získávání informací a provádění akcí požadovaných oprávněným uživatelem;
• zpracování předplatného, plateb a komunikace ke službě;
• poskytování zákaznické podpory a šetření technických problémů;
• ochrany uživatelů, zákazníků, Plubox a třetích stran před podvody, zneužitím a bezpečnostními hrozbami;
• vyhodnocování výkonnosti a zlepšování spolehlivosti a použitelnosti;
• dodržování právních předpisů, vymáhání dohod a uplatňování či obhajoby právních nároků.

5. Právní základy

Pokud platné právní předpisy vyžadují právní základ, opíráme se o plnění smlouvy, kroky vyžádané před jejím uzavřením, oprávněné zájmy na provozu a zabezpečení služby, plnění právních povinností a souhlas tam, kde o něj žádáme. Zákazník může při správě provozních údajů zpracovávaných prostřednictvím Plubox využívat jiné právní základy.

6. Jak informace zpřístupňujeme

Informace můžeme zpřístupnit pouze v přiměřeně nezbytném rozsahu:

• poskytovatelům služeb kteří za odpovídajících smluvních omezení zajišťují hosting, zabezpečení, monitorování, podporu, komunikaci nebo jinak pomáhají provozovat Plubox;
• OpenAI když oprávněný uživatel připojí nebo používá volitelný doplněk Plubox pro ChatGPT;
• Anthropic když oprávněný uživatel připojí nebo používá volitelný doplněk Plubox pro Claude;
• připojeným službám jako jsou služby Google, správci kanálů, platební služby nebo jiné integrace zapnuté zákazníkem;
• zákazníkovi a jeho oprávněným uživatelům podle nastavených rolí a oprávnění;
• odborným poradcům a orgánům veřejné moci pokud je to nezbytné k dodržení právních předpisů, ochraně práv a bezpečnosti nebo řešení právních nároků;
• nástupnické organizaci v souvislosti s fúzí, financováním, reorganizací, prodejem majetku nebo podobnou transakcí při dodržení příslušných ochranných opatření.

Osobní údaje neprodáváme ani nepronajímáme a údaje získané přes připojená rozhraní Google API nepoužíváme k reklamě.

7. Data Google API

Pokud zapnete integraci Google, Plubox přistupuje k uživatelským údajům Google pouze v povoleném rozsahu a používá je k poskytnutí požadované funkce. Naše používání a předávání informací získaných z Google API odpovídá zásadám Google API Services User Data Policy včetně požadavků Limited Use. Oprávnění Google můžete odvolat v nastavení účtu Google.

8. Uchovávání údajů

Plubox nevytváří samostatný archiv původních zadání ChatGPT či Claude ani odpovědí nástrojů. Data získaná prostřednictvím doplňků se zpracovávají pro aktuální požadavek. Záznamy vytvořené nebo změněné podle pokynů uživatele se stávají běžnými zákaznickými údaji a zůstávají v účtu Plubox zákazníka, dokud je oprávněný uživatel nesmaže, zákazník nám jejich smazání nenařídí nebo neskončí účet či smlouva, s výhradou zákonných povinností uchování.

Platnost přístupových tokenů OAuth končí po jedné hodině a obnovovacích tokenů po 30 dnech. Odpojení integrace ChatGPT nebo Claude okamžitě odvolá její tokeny; denní čištění odstraní odvolané nebo neplatné záznamy OAuth do 24 hodin. Denní aplikační protokoly se uchovávají nejvýše 14 dnů. Pokud výmaz řídí Plubox, ověřené žádosti se provedou v aktivních systémech do 30 dnů. Rotující záložní kopie mohou zůstat uchovány až dva roky a finanční, bezpečnostní nebo právní záznamy po dobu vyžadovanou zákonem; smazaná data se ze záloh neobnovují k aktivnímu používání.

9. Zabezpečení

Používáme administrativní, technická a organizační opatření navržená k ochraně informací před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím a změnou. Žádný systém není zcela bezpečný. Zákazníci a uživatelé musí chránit své přihlašovací údaje, používat vhodná přístupová oprávnění a neprodleně nás informovat při podezření na neoprávněný přístup.

10. Mezinárodní zpracování

Plubox a jeho poskytovatelé služeb mohou zpracovávat informace v jiných zemích, než ve které byly shromážděny. Kde je to vyžadováno, používáme smluvní či jiná opatření pro zajištění odpovídající úrovně ochrany při mezinárodním předávání.

11. Vaše práva a možnosti

V závislosti na vaší lokalitě a naší roli při zpracování informací můžete mít právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, vznesení námitky nebo získání přenositelné kopie osobních údajů a na odvolání souhlasu, pokud je na něm zpracování založeno. Můžete také odpojit integrace nebo odvolat jejich oprávnění.

Pokud Plubox zpracovává vaše údaje jménem správce nemovitosti nebo jiného zákazníka, obraťte se se žádostí nejprve na tohoto zákazníka. Poskytneme mu potřebnou součinnost. Kontaktovat nás můžete na office@plubox.com. Před vyřízením žádosti můžeme potřebovat ověřit vaši totožnost a oprávnění.

12. Děti

Plubox je služba pro podnikání a není určena dětem. Vědomě neshromažďujeme osobní údaje přímo od dětí za účelem jejich vlastního používání služby. Zákazníci odpovídají za nakládání s údaji o nezletilých hostech v souladu s platnými právními předpisy.

13. Změny těchto zásad

Tyto zásady ochrany osobních údajů můžeme aktualizovat podle změn služby, právních předpisů nebo našich postupů. Aktualizovanou verzi zveřejníme na této stránce a změníme datum účinnosti. Kde je to vyžadováno, poskytneme další oznámení.

14. Kontaktujte nás

Dotazy nebo žádosti týkající se soukromí lze zasílat na office@plubox.com nebo poštou na Plubox, ulice Akademika Filatova 39, kancelář 57, Oděsa, Ukrajina. Informace o zákaznické podpoře najdete na plubox.com/support.