Privatlivspolitik

1. Hvem vi er

Plubox leverer software til administration af udlejning og indkvartering og drives af FOP Barkar Serhii. I denne privatlivspolitik henviser »Plubox«, »vi«, »os« og »vores« til FOP Barkar Serhii som operatør af Plubox-tjenesten på plubox.com. Vores kontaktadresse er Akademika Filatova-gaden 39, kontor 57, Odesa, Ukraine.

For konto-, sikkerheds-, fakturerings- og supportoplysninger er Plubox generelt dataansvarlig. For bolig-, gæste-, personale-, booking- og andre driftsdata, som en kunde indsender til Plubox, er kunden generelt dataansvarlig, mens Plubox er kundens databehandler eller tjenesteudbyder.

2. Omfang

Denne politik gælder for Plubox-websteder, apps, API'er, supportkanaler og integrationer, herunder de valgfrie Plubox-plugins til ChatGPT og Claude. Den erstatter ikke privatlivsmeddelelser fra vores kunder, OpenAI, Anthropic, Google, betalingsudbydere eller andre tredjeparter, hvis tjenester du vælger at bruge.

3. Oplysninger, vi behandler

Konto- og identitetsoplysninger

Vi behandler oplysninger, der bruges til at oprette og administrere en konto, såsom navn, e-mailadresse, autentificeringsoplysninger, organisationsmedlemskab, rolle, sprog, kontaktoplysninger og kontopræferencer. Hvis du logger ind via en ekstern identitetsudbyder, modtager vi de oplysninger, som udbyderen stiller til rådighed med din tilladelse.

Bolig- og driftsoplysninger

Kunder kan indsende oplysninger om organisationer, konti, boliger, boliggrupper, bookinger, gæster, personale, vagtplaner, tilgængelighed, inventar, priser pr. nat, begrænsninger, tjenester, betalinger, udgifter, kvitteringer, forbrugsbetalinger, opgaver, opgavefotos, rengøringer, udstyrsmangler og driftsstatistik.

De konkrete oplysninger afhænger af, hvilke Plubox-funktioner og integrationer kunden aktiverer. Kunderne er ansvarlige for at sikre, at de har et lovligt grundlag for at give personoplysninger til Plubox, og for at konfigurere brugeradgang korrekt.

Oplysninger om ChatGPT- og Claude-plugins og integrationer

Når du tilslutter det valgfrie Plubox-plugin til ChatGPT eller Claude, behandler vi OAuth-autorisationsoplysninger, konto- og organisationsidentifikatorer, værktøjsanmodninger, de parametre, der er nødvendige for at opfylde anmodningerne, samt de Plubox-poster, der returneres eller ændres efter dine anvisninger. Afhængigt af arbejdsgangen kan det omfatte data om bookinger, gæster, boliger, planer, priser, betalinger, udgifter, forbrug, opgaver, rengøring, billeder og statistik.

Tekniske oplysninger og brugsoplysninger

Vi kan behandle IP-adresser, enheds- og browseroplysninger, datoer og tidspunkter for adgang, anvendte sider og funktioner, diagnosedata, sikkerhedshændelser, anmodningsidentifikatorer og applikationslogfiler. Vi bruger disse oplysninger til at drive, sikre, fejlfinde og forbedre tjenesten.

Supporthenvendelser

Hvis du kontakter os, behandler vi dine kontaktoplysninger, din besked, vedhæftede filer og de oplysninger, du vælger at give. Send ikke adgangskoder, adgangstokens, fulde betalingskortnumre eller andre hemmelige oplysninger i en supportanmodning.

Valgfri webstedsanalyse og annoncemåling

Med dit samtykke måler Google Analytics besøg på det offentlige websted, interaktioner, trafikkilder og resultater af registreringer. Du kan tillade analyse alene, tillade analyse og annoncemåling eller afvise begge. Google-tagget indlæses først, når analyse er tilladt. Analysehændelser indeholder ikke navne, e-mailadresser eller formularindhold.

Annoncemåling kræver særskilt samtykke ud over samtykket til analyse. Det giver Google mulighed for at bruge kampagne- og registreringsdata til rapportering af annoncekonverteringer. Annoncetilpasning, remarketing og Google Signals er deaktiveret. Data fra tilsluttede Google-API’er bruges ikke til annoncering.

Du kan ændre eller trække disse valg tilbage via Indstillinger for analyse og annoncer i sidefoden. Valgene gemmes i op til 180 dage. Med analysesamtykke deles en cookie til marketingattribuering mellem Plubox-underdomæner i op til 30 minutter for at forbinde et besøg med en registrering. Tilbagetrækning af analysesamtykke fjerner de analyse- og attribueringscookies, dette websted administrerer; tilbagetrækning af annoncemåling fjerner også de tilhørende Google-annoncecookies.

4. Sådan bruger vi oplysninger

Vi behandler oplysninger for at:

• levere, vedligeholde og administrere Plubox og dets integrationer;
• autentificere brugere og håndhæve rettigheder for organisationer, konti og boliger;
• hente oplysninger og udføre handlinger, som en autoriseret bruger anmoder om;
• behandle abonnementer, betalinger og tjenestemeddelelser;
• yde kundesupport og undersøge tekniske problemer;
• beskytte brugere, kunder, Plubox og tredjeparter mod svindel, misbrug eller sikkerhedstrusler;
• forstå ydeevnen og forbedre pålidelighed og brugervenlighed;
• overholde lovgivningen, håndhæve aftaler og fastlægge eller forsvare retskrav.

5. Retsgrundlag

Når gældende lovgivning kræver et retsgrundlag, støtter vi os på opfyldelse af en aftale, foranstaltninger anmodet om før aftaleindgåelse, legitime interesser i at drive og sikre tjenesten, overholdelse af retlige forpligtelser samt samtykke, når vi anmoder om det. En kunde kan anvende andre retsgrundlag, når kunden er dataansvarlig for driftsdata, der behandles via Plubox.

6. Sådan videregiver vi oplysninger

Vi kan kun videregive oplysninger i det omfang, det med rimelighed er nødvendigt, til:

• tjenesteudbydere der hoster, sikrer, overvåger, understøtter, kommunikerer for eller på anden måde hjælper os med at drive Plubox under passende kontraktlige begrænsninger;
• OpenAI når en autoriseret bruger tilslutter eller bruger det valgfrie Plubox-plugin til ChatGPT;
• Anthropic når en autoriseret bruger tilslutter eller bruger det valgfrie Plubox-plugin til Claude;
• tilsluttede tjenester såsom Google-tjenester, channel managere, betalingstjenester eller andre integrationer, som en kunde aktiverer;
• kunden og dennes autoriserede brugere i henhold til konfigurerede roller og rettigheder;
• professionelle rådgivere og myndigheder når det er nødvendigt for at overholde lovgivningen, beskytte rettigheder og sikkerhed eller håndtere retskrav;
• en efterfølgende organisation i forbindelse med fusion, finansiering, omstrukturering, salg af aktiver eller en lignende transaktion, underlagt gældende beskyttelsesforanstaltninger.

Vi sælger eller udlejer ikke personoplysninger og bruger ikke data fra tilsluttede Google-API’er til annoncering.

7. Google API-data

Hvis du aktiverer en Google-integration, tilgår Plubox kun Google-brugerdata i det godkendte omfang og bruger dem til at levere den ønskede funktionalitet. Vores brug og overførsel af oplysninger modtaget fra Google API'er overholder Google API Services User Data Policy, herunder kravene om begrænset brug (Limited Use). Du kan tilbagekalde Google-tilladelser i dine Google-kontoindstillinger.

8. Opbevaring af data

Plubox opretter ikke et særskilt arkiv med rå ChatGPT- eller Claude-prompter eller værktøjssvar. Data hentet via pluginene behandles til den aktuelle anmodning. Poster, der oprettes eller ændres efter brugerens anvisning, bliver almindelige kundedata og forbliver i kundens Plubox-konto, indtil en autoriseret bruger sletter dem, kunden instruerer os i at slette dem, eller kontoen eller aftalen ophører, med forbehold for lovpligtige opbevaringskrav.

OAuth-adgangstokens udløber efter én time og opdateringstokens efter 30 dage. Afbrydelse af ChatGPT- eller Claude-integrationen tilbagekalder straks dens tokens. En daglig oprydning fjerner tilbagekaldte eller udløbne OAuth-poster inden for 24 timer. Daglige applikationslogfiler opbevares i op til 14 dage. Når Plubox styrer sletningen, gennemføres bekræftede anmodninger i aktive systemer inden for 30 dage. Roterende sikkerhedskopier kan bevares i op til to år, og finansielle, sikkerhedsmæssige eller juridiske poster kan opbevares i den lovpligtige periode. Slettede data gendannes ikke fra sikkerhedskopier til aktiv brug.

9. Sikkerhed

Vi anvender administrative, tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er udformet til at beskytte oplysninger mod uautoriseret adgang, tab, misbrug eller ændring. Intet system er fuldstændig sikkert. Kunder og brugere skal beskytte deres loginoplysninger, bruge passende adgangskontrol og straks underrette os ved mistanke om uautoriseret adgang.

10. International behandling

Plubox og dets tjenesteudbydere kan behandle oplysninger i andre lande end det land, hvor de blev indsamlet. Hvor det kræves, anvender vi kontraktlige eller andre foranstaltninger, der skal sikre et passende beskyttelsesniveau ved internationale overførsler.

11. Dine rettigheder og valgmuligheder

Afhængigt af din placering og vores rolle i behandlingen af oplysningerne kan du have ret til indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, indsigelse eller en portabel kopi af personoplysninger samt til at trække samtykke tilbage, når behandlingen er baseret på samtykke. Du kan også afbryde integrationer eller tilbagekalde deres tilladelser.

Hvis Plubox behandler dine oplysninger på vegne af en boligadministrator eller en anden kunde, skal du først rette din anmodning til denne kunde. Vi hjælper kunden i det krævede omfang. Du kan kontakte os på office@plubox.com. Vi kan have behov for at bekræfte din identitet og bemyndigelse, før vi opfylder en anmodning.

12. Børn

Plubox er en erhvervstjeneste og er ikke rettet mod børn. Vi indsamler ikke bevidst personoplysninger direkte fra børn til deres egen brug af tjenesten. Kunderne er ansvarlige for at håndtere eventuelle gæsteoplysninger om mindreårige i overensstemmelse med gældende lovgivning.

13. Ændringer af denne politik

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik for at afspejle ændringer i tjenesten, lovgivningen eller vores praksis. Vi offentliggør den opdaterede version på denne side og ændrer ikrafttrædelsesdatoen. Hvor det kræves, giver vi yderligere meddelelse.

14. Kontakt os

Spørgsmål eller anmodninger om privatliv kan sendes til office@plubox.com eller med post til Plubox, Akademika Filatova-gaden 39, kontor 57, Odesa, Ukraine. Oplysninger om kundesupport findes på plubox.com/support.