Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Plubox bietet Software zur Verwaltung von Vermietungs- und Beherbergungsabläufen und wird von FOP Barkar Serhii betrieben. In dieser Datenschutzerklärung beziehen sich „Plubox“, „wir“, „uns“ und „unser“ auf FOP Barkar Serhii als Betreiber des Plubox-Dienstes unter plubox.com. Unsere Kontaktanschrift lautet: Akademika Filatova Street 39, Büro 57, Odesa, Ukraine.

Bei Konto-, Sicherheits-, Abrechnungs- und Supportinformationen handelt Plubox in der Regel als Verantwortlicher. Bei Unterkunfts-, Gäste-, Personal-, Buchungs- und anderen Betriebsdaten, die ein Kunde an Plubox übermittelt, handelt der Kunde in der Regel als Verantwortlicher und Plubox als sein Auftragsverarbeiter oder Dienstleister.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für Websites, Anwendungen, APIs, Supportkanäle und Integrationen von Plubox, einschließlich der optionalen Plubox-Plugins für ChatGPT und Claude. Sie ersetzt nicht die Datenschutzhinweise unserer Kunden, von OpenAI, Anthropic, Google, Zahlungsanbietern oder anderen Dritten, deren Dienste Sie nutzen.

3. Von uns verarbeitete Informationen

Konto- und Identitätsinformationen

Wir verarbeiten Informationen zur Erstellung und Verwaltung eines Kontos, beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Authentifizierungsdaten, Organisationsmitgliedschaft, Rolle, Sprache, Kontaktdaten und Kontoeinstellungen. Wenn Sie sich über einen externen Identitätsanbieter anmelden, erhalten wir die Informationen, die dieser mit Ihrer Erlaubnis bereitstellt.

Unterkunfts- und Betriebsinformationen

Kunden können Informationen zu Organisationen, Konten, Unterkünften, Unterkunftsgruppen, Buchungen, Gästen, Mitarbeitenden, Zeitplänen, Verfügbarkeit, Inventar, Übernachtungspreisen, Einschränkungen, Leistungen, Zahlungen, Ausgaben, Belegen, Nebenkostenzahlungen, Aufgaben, Aufgabenfotos, Reinigungen, fehlender Ausstattung und Betriebsstatistiken übermitteln.

Welche Informationen genau anfallen, hängt von den aktivierten Plubox-Funktionen und -Integrationen ab. Kunden sind dafür verantwortlich, eine Rechtsgrundlage für die Übermittlung personenbezogener Daten an Plubox zu haben und Benutzerzugriffe angemessen zu konfigurieren.

Informationen zu Plugins und Integrationen für ChatGPT und Claude

Wenn Sie das optionale Plubox-Plugin mit ChatGPT oder Claude verbinden, verarbeiten wir OAuth-Autorisierungsinformationen, Konto- und Organisationskennungen, Werkzeuganfragen, die dafür benötigten Parameter sowie Plubox-Datensätze, die auf Ihre Anweisung zurückgegeben oder geändert werden. Je nach Ablauf kann dies Buchungs-, Gäste-, Unterkunfts-, Termin-, Preis-, Zahlungs-, Ausgaben-, Nebenkosten-, Aufgaben-, Reinigungs-, Bild- und Statistikdaten umfassen.

Technische Informationen und Nutzungsdaten

Wir können IP-Adressen, Geräte- und Browserinformationen, Zugriffszeiten, genutzte Seiten und Funktionen, Diagnosedaten, Sicherheitsereignisse, Anfragekennungen und Anwendungsprotokolle verarbeiten. Wir verwenden diese Informationen, um den Dienst zu betreiben, zu sichern, Fehler zu beheben und ihn zu verbessern.

Supportkommunikation

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, Nachricht, Anhänge und alle Informationen, die Sie freiwillig bereitstellen. Senden Sie in einer Supportanfrage keine Passwörter, Zugriffstoken, vollständigen Zahlungskartennummern oder anderen Geheimnisse.

Optionale Website-Analyse und Werbemessung

Mit Ihrer Zustimmung erfasst Google Analytics Besuche der öffentlichen Website, Interaktionen, Zugriffsquellen und Registrierungsergebnisse. Sie können nur der Analyse, der Analyse samt Werbemessung zustimmen oder beides ablehnen. Das Google-Tag wird erst nach Zustimmung zur Analyse geladen. Analyseereignisse enthalten keine Namen, E-Mail-Adressen oder Formularinhalte.

Für die Werbemessung ist neben der Zustimmung zur Analyse eine separate Einwilligung erforderlich. Sie erlaubt Google, Kampagnen- und Registrierungsdaten für Berichte zu Werbeconversions zu verwenden. Personalisierte Werbung, Remarketing und Google Signals sind deaktiviert. Daten aus verbundenen Google APIs werden nicht für Werbung verwendet.

Sie können diese Auswahl über „Analyse- und Werbeeinstellungen“ in der Fußzeile ändern oder widerrufen. Die Auswahl wird bis zu 180 Tage gespeichert. Mit Zustimmung zur Analyse wird ein Cookie zur Marketingzuordnung bis zu 30 Minuten zwischen Plubox-Subdomains geteilt, um einen Besuch mit einer Registrierung zu verknüpfen. Der Widerruf der Analyse entfernt die von dieser Website verwalteten Analyse- und Zuordnungscookies; der Widerruf der Werbemessung entfernt außerdem deren Google-Werbecookies.

4. Wie wir Informationen verwenden

Wir verarbeiten Informationen, um:

• Plubox und seine Integrationen bereitzustellen, zu warten und zu verwalten;
• Benutzer zu authentifizieren und Organisations-, Konto- und Unterkunftsberechtigungen durchzusetzen;
• Informationen abzurufen und von einem berechtigten Benutzer angeforderte Aktionen auszuführen;
• Abonnements, Zahlungen und dienstbezogene Kommunikation abzuwickeln;
• Kundensupport anzubieten und technische Probleme zu untersuchen;
• Benutzer, Kunden, Plubox und Dritte vor Betrug, Missbrauch oder Sicherheitsbedrohungen zu schützen;
• die Leistung zu verstehen und Zuverlässigkeit sowie Benutzerfreundlichkeit zu verbessern;
• gesetzliche Vorgaben einzuhalten, Vereinbarungen durchzusetzen sowie Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.

5. Rechtsgrundlagen

Soweit das geltende Recht eine Rechtsgrundlage verlangt, stützen wir uns auf die Vertragserfüllung, angeforderte vorvertragliche Maßnahmen, berechtigte Interessen am Betrieb und an der Sicherung des Dienstes, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie eine Einwilligung, wenn wir diese einholen. Ein Kunde kann sich auf andere Rechtsgrundlagen stützen, wenn er für über Plubox verarbeitete Betriebsdaten verantwortlich ist.

6. Wie wir Informationen offenlegen

Wir können Informationen nur im vernünftigerweise erforderlichen Umfang an folgende Empfänger offenlegen:

• Dienstleister die Plubox unter angemessenen vertraglichen Beschränkungen hosten, sichern, überwachen, unterstützen, Kommunikation für uns übernehmen oder uns anderweitig beim Betrieb helfen;
• OpenAI wenn ein berechtigter Benutzer das optionale Plubox-Plugin für ChatGPT verbindet oder verwendet;
• Anthropic wenn ein berechtigter Benutzer das optionale Plubox-Plugin für Claude verbindet oder verwendet;
• verbundene Dienste wie Google-Dienste, Channel-Manager, Zahlungsdienste oder andere vom Kunden aktivierte Integrationen;
• den Kunden und seine berechtigten Benutzer entsprechend den konfigurierten Rollen und Berechtigungen;
• fachliche Berater und Behörden soweit dies zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, zum Schutz von Rechten und Sicherheit oder zur Bearbeitung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• eine Nachfolgeorganisation im Zusammenhang mit einer Fusion, Finanzierung, Umstrukturierung, Veräußerung von Vermögenswerten oder einer ähnlichen Transaktion unter Beachtung der geltenden Schutzmaßnahmen.

Wir verkaufen oder vermieten keine personenbezogenen Daten und verwenden keine über verbundene Google APIs erhaltenen Daten für Werbung.

7. Daten aus Google APIs

Wenn Sie eine Google-Integration aktivieren, greift Plubox nur im genehmigten Umfang auf Google-Nutzerdaten zu und verwendet sie für die angeforderte Funktion. Unsere Nutzung und Weitergabe von Informationen aus Google APIs entspricht der Richtlinie für Nutzerdaten der Google-API-Dienste, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung. Sie können Google-Berechtigungen in den Einstellungen Ihres Google-Kontos widerrufen.

8. Datenspeicherung

Plubox erstellt kein separates Archiv unverarbeiteter ChatGPT- oder Claude-Prompts oder Werkzeugantworten. Über die Plugins abgerufene Daten werden für die aktuelle Anfrage verarbeitet. Auf Anweisung des Benutzers erstellte oder geänderte Datensätze werden zu gewöhnlichen Kundendaten und verbleiben im Plubox-Konto des Kunden, bis ein berechtigter Benutzer sie löscht, der Kunde uns zur Löschung anweist oder das Konto beziehungsweise der Vertrag endet, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

OAuth-Zugriffstoken laufen nach einer Stunde und Aktualisierungstoken nach 30 Tagen ab. Das Trennen der ChatGPT- oder Claude-Integration widerruft ihre Token sofort; eine tägliche Bereinigung entfernt widerrufene oder abgelaufene OAuth-Datensätze innerhalb von 24 Stunden. Tägliche Anwendungsprotokolle werden bis zu 14 Tage aufbewahrt. Soweit Plubox die Löschung steuert, werden verifizierte Anfragen innerhalb von 30 Tagen in aktiven Systemen umgesetzt. Rotierende Sicherungskopien können bis zu zwei Jahre und Finanz-, Sicherheits- oder Rechtsunterlagen für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum bestehen bleiben; gelöschte Daten werden nicht aus Sicherungen in die aktive Nutzung zurückgeführt.

9. Sicherheit

Wir setzen administrative, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein, um Informationen vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Veränderung zu schützen. Kein System ist vollständig sicher. Kunden und Benutzer müssen ihre Zugangsdaten schützen, geeignete Zugriffskontrollen verwenden und uns bei Verdacht auf unbefugten Zugriff unverzüglich informieren.

10. Internationale Verarbeitung

Plubox und seine Dienstleister können Informationen in anderen Ländern als dem Erhebungsland verarbeiten. Soweit erforderlich, verwenden wir vertragliche oder andere Schutzmaßnahmen, die ein angemessenes Schutzniveau bei internationalen Übermittlungen gewährleisten sollen.

11. Ihre Rechte und Wahlmöglichkeiten

Je nach Ihrem Standort und unserer Rolle bei der Verarbeitung können Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch oder Erhalt einer übertragbaren Kopie personenbezogener Daten haben sowie auf Widerruf einer Einwilligung, wenn die Verarbeitung darauf beruht. Sie können auch Integrationen trennen oder deren Berechtigungen widerrufen.

Wenn Plubox Ihre Informationen im Auftrag einer Unterkunftsverwaltung oder eines anderen Kunden verarbeitet, richten Sie Ihre Anfrage bitte zunächst an diesen Kunden. Wir unterstützen ihn im erforderlichen Umfang. Sie erreichen uns unter office@plubox.com. Vor der Bearbeitung einer Anfrage müssen wir gegebenenfalls Ihre Identität und Berechtigung überprüfen.

12. Kinder

Plubox ist ein Geschäftsdienst und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten direkt von Kindern für deren eigene Nutzung des Dienstes. Kunden sind dafür verantwortlich, Informationen über minderjährige Gäste gemäß dem geltenden Recht zu behandeln.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen des Dienstes, der Rechtslage oder unserer Vorgehensweisen zu berücksichtigen. Wir veröffentlichen die aktualisierte Fassung auf dieser Seite und ändern das Gültigkeitsdatum. Soweit erforderlich, informieren wir zusätzlich.

14. Kontakt

Fragen oder Datenschutzanfragen können Sie senden an office@plubox.com oder per Post an Plubox, Akademika Filatova Street 39, Büro 57, Odesa, Ukraine. Informationen zum Kundensupport finden Sie unter plubox.com/support.