Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Plubox biedt software voor het beheer van verhuur en hospitality en wordt beheerd door FOP Barkar Serhii. In dit Privacybeleid verwijzen ‘Plubox’, ‘wij’, ‘ons’ en ‘onze’ naar FOP Barkar Serhii als exploitant van de Plubox-dienst op plubox.com. Ons contactadres is Akademika Filatova-straat 39, kantoor 57, Odesa, Oekraïne.

Voor account-, beveiligings-, facturatie- en ondersteuningsinformatie treedt Plubox doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens over accommodaties, gasten, personeel, boekingen en andere operationele gegevens die een klant bij Plubox indient, treedt de klant doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke en Plubox als diens verwerker of dienstverlener.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op websites, applicaties, API’s, ondersteuningskanalen en integraties van Plubox, inclusief de optionele Plubox-plugins voor ChatGPT en Claude. Het vervangt niet de privacyverklaringen van onze klanten, OpenAI, Anthropic, Google, betaaldienstverleners of andere derden van wie u diensten gebruikt.

3. Informatie die wij verwerken

Account- en identiteitsgegevens

Wij verwerken informatie die wordt gebruikt om een account aan te maken en te beheren, zoals uw naam, e-mailadres, authenticatiegegevens, organisatielidmaatschap, rol, taal, contactgegevens en accountvoorkeuren. Als u zich via een externe identiteitsaanbieder aanmeldt, ontvangen wij de informatie die deze aanbieder met uw toestemming beschikbaar stelt.

Accommodatie- en operationele gegevens

Klanten kunnen informatie indienen over organisaties, accounts, accommodaties, accommodatiegroepen, boekingen, gasten, personeel, roosters, beschikbaarheid, inventaris, prijzen per nacht, beperkingen, diensten, betalingen, uitgaven, kastickets, betalingen voor nutsvoorzieningen, taken, taakfoto’s, schoonmaakbeurten, ontbrekende uitrusting en operationele statistieken.

De precieze informatie hangt af van de Plubox-functies en integraties die een klant inschakelt. Klanten zijn verantwoordelijk voor een rechtmatige grondslag voor het verstrekken van persoonsgegevens aan Plubox en voor het correct instellen van gebruikerstoegang.

Informatie over de ChatGPT- en Claude-plugins en integraties

Wanneer u de optionele Plubox-plugin aan ChatGPT of Claude koppelt, verwerken wij OAuth-autorisatiegegevens, account- en organisatie-ID’s, toolverzoeken, de parameters die nodig zijn om die verzoeken uit te voeren en de Plubox-gegevens die op uw aanwijzing worden opgehaald of gewijzigd. Afhankelijk van de werkwijze kan dit gegevens omvatten over boekingen, gasten, accommodaties, roosters, prijzen, betalingen, uitgaven, nutsvoorzieningen, taken, schoonmaak, afbeeldingen en statistieken.

Technische en gebruiksinformatie

Wij kunnen IP-adressen, apparaat- en browsergegevens, datums en tijdstippen van toegang, gebruikte pagina’s en functies, diagnostische gegevens, beveiligingsgebeurtenissen, verzoek-ID’s en applicatielogboeken verwerken. We gebruiken deze informatie om de dienst te laten werken, te beveiligen, problemen op te lossen en de dienst te verbeteren.

Communicatie met ondersteuning

Als u contact met ons opneemt, verwerken wij uw contactgegevens, bericht, bijlagen en alle informatie die u zelf verstrekt. Stuur geen wachtwoorden, toegangstokens, volledige betaalkaartnummers of andere geheime informatie in een ondersteuningsverzoek.

Optionele websiteanalyse en advertentiemeting

Met jouw toestemming meet Google Analytics bezoeken aan de openbare website, interacties, verkeersbronnen en registratieresultaten. Je kunt alleen analyse toestaan, analyse en advertentiemeting toestaan of beide weigeren. De Google-tag wordt pas geladen nadat analyse is toegestaan. Analysegebeurtenissen bevatten geen namen, e-mailadressen of formulierinhoud.

Advertentiemeting vereist naast toestemming voor analyse een afzonderlijke toestemming. Daarmee mag Google campagne- en registratiegegevens gebruiken voor rapporten over advertentieconversies. Advertentiepersonalisatie, remarketing en Google Signals zijn uitgeschakeld. Gegevens uit gekoppelde Google-API’s worden niet voor advertenties gebruikt.

Je kunt deze keuzes wijzigen of intrekken via ‘Analyse- en advertentie-instellingen’ in de voettekst. Keuzes worden maximaal 180 dagen bewaard. Met toestemming voor analyse wordt maximaal 30 minuten een marketingattributiecookie gedeeld tussen Plubox-subdomeinen om een bezoek aan een registratie te koppelen. Het intrekken van analyse verwijdert de analyse- en attributiecookies die deze website beheert; het intrekken van advertentiemeting verwijdert ook de bijbehorende Google-advertentiecookies.

4. Hoe wij informatie gebruiken

Wij verwerken informatie om:

• Plubox en de bijbehorende integraties te leveren, te onderhouden en te beheren;
• gebruikers te authenticeren en organisatie-, account- en accommodatierechten te handhaven;
• informatie op te halen en acties uit te voeren op verzoek van een bevoegde gebruiker;
• abonnementen, betalingen en communicatie over de dienst te verwerken;
• klantenondersteuning te bieden en technische problemen te onderzoeken;
• gebruikers, klanten, Plubox en derden te beschermen tegen fraude, misbruik of beveiligingsdreigingen;
• inzicht in prestaties te krijgen en de betrouwbaarheid en bruikbaarheid te verbeteren;
• de wet na te leven, overeenkomsten te handhaven en rechtsvorderingen in te stellen of te verdedigen.

5. Rechtsgrondslagen

Waar het toepasselijke recht een rechtsgrondslag vereist, baseren wij ons op de uitvoering van een overeenkomst, op verzoek ondernomen stappen vóór het sluiten van een overeenkomst, gerechtvaardigde belangen bij het exploiteren en beveiligen van de dienst, de naleving van wettelijke verplichtingen en toestemming wanneer wij die vragen. Een klant kan zich op andere rechtsgrondslagen baseren wanneer deze verantwoordelijk is voor operationele gegevens die via Plubox worden verwerkt.

6. Hoe wij informatie delen

Wij kunnen informatie uitsluitend delen voor zover redelijkerwijs noodzakelijk met:

• dienstverleners die Plubox hosten, beveiligen, monitoren, ondersteunen, namens ons communiceren of ons anderszins helpen de dienst te exploiteren, onder passende contractuele beperkingen;
• OpenAI wanneer een bevoegde gebruiker de optionele Plubox-plugin voor ChatGPT koppelt of gebruikt;
• Anthropic wanneer een bevoegde gebruiker de optionele Plubox-plugin voor Claude koppelt of gebruikt;
• gekoppelde diensten zoals Google-diensten, channelmanagers, betaaldiensten of andere integraties die een klant inschakelt;
• de klant en diens bevoegde gebruikers overeenkomstig de ingestelde rollen en rechten;
• professionele adviseurs en autoriteiten wanneer dat nodig is om de wet na te leven, rechten en veiligheid te beschermen of rechtsvorderingen af te handelen;
• een opvolgende organisatie in verband met een fusie, financiering, reorganisatie, verkoop van activa of vergelijkbare transactie, met inachtneming van toepasselijke waarborgen.

We verkopen of verhuren geen persoonsgegevens en gebruiken geen gegevens uit gekoppelde Google-API’s voor advertenties.

7. Google API-gegevens

Als u een Google-integratie inschakelt, heeft Plubox uitsluitend toegang tot Google-gebruikersgegevens voor zover u daarvoor toestemming heeft gegeven, en gebruikt Plubox deze om de gevraagde functionaliteit te bieden. Ons gebruik en onze overdracht van informatie die wij via Google API’s ontvangen, voldoen aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen inzake Limited Use. U kunt Google-machtigingen intrekken via de instellingen van uw Google-account.

8. Bewaartermijnen

Plubox maakt geen afzonderlijk archief van onbewerkte ChatGPT- of Claude-prompts of toolantwoorden. Gegevens die via de plugins worden opgehaald, worden voor het huidige verzoek verwerkt. Gegevens die op aanwijzing van de gebruiker worden aangemaakt of gewijzigd, worden gewone Klantgegevens en blijven in het Plubox-account van de klant totdat een bevoegde gebruiker ze verwijdert, de klant ons opdracht geeft ze te verwijderen of het account of de overeenkomst eindigt, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten.

OAuth-toegangstokens verlopen na één uur en vernieuwingstokens na 30 dagen. Het ontkoppelen van de ChatGPT- of Claude-integratie trekt de bijbehorende tokens onmiddellijk in; een dagelijkse opschoning verwijdert ingetrokken of verlopen OAuth-registraties binnen 24 uur. Dagelijkse applicatielogboeken worden maximaal 14 dagen bewaard. Waar Plubox de verwijdering beheert, worden geverifieerde verzoeken binnen 30 dagen in actieve systemen uitgevoerd. Roulerende back-upkopieën kunnen maximaal twee jaar bewaard blijven, en financiële, beveiligings- of juridische gegevens kunnen gedurende de wettelijk vereiste termijn worden bewaard; verwijderde gegevens worden niet vanuit back-ups opnieuw in actief gebruik genomen.

9. Beveiliging

Wij gebruiken administratieve, technische en organisatorische maatregelen om informatie te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, misbruik of wijziging. Geen enkel systeem is volledig veilig. Klanten en gebruikers moeten hun inloggegevens beschermen, passende toegangscontroles gebruiken en ons direct informeren als zij onbevoegde toegang vermoeden.

10. Internationale verwerking

Plubox en zijn dienstverleners kunnen informatie verwerken in andere landen dan het land waar de informatie is verzameld. Waar vereist gebruiken wij contractuele of andere waarborgen die een passend beschermingsniveau voor internationale doorgiften moeten bieden.

11. Uw rechten en keuzes

Afhankelijk van uw locatie en onze rol bij de verwerking van de informatie kunt u rechten hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar tegen verwerking of ontvangst van een overdraagbare kopie van persoonsgegevens, en op intrekking van toestemming wanneer de verwerking daarop berust. U kunt ook integraties ontkoppelen of hun machtigingen intrekken.

Als Plubox uw informatie namens een accommodatiebeheerder of een andere klant verwerkt, richt uw verzoek dan eerst aan die klant. Wij ondersteunen de klant waar dat vereist is. U kunt contact met ons opnemen via office@plubox.com. Mogelijk moeten wij uw identiteit en bevoegdheid verifiëren voordat wij een verzoek uitvoeren.

12. Kinderen

Plubox is een zakelijke dienst en is niet gericht op kinderen. Wij verzamelen niet bewust rechtstreeks persoonsgegevens van kinderen voor hun eigen gebruik van de dienst. Klanten zijn verantwoordelijk voor de verwerking van gastinformatie over minderjarigen in overeenstemming met het toepasselijke recht.

13. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken om wijzigingen in de dienst, de wet of onze werkwijzen weer te geven. Wij publiceren de bijgewerkte versie op deze pagina en wijzigen de ingangsdatum. Waar vereist geven wij een aanvullende kennisgeving.

14. Neem contact met ons op

Vragen of privacyverzoeken kunt u sturen naar office@plubox.com of per post naar Plubox, Akademika Filatova-straat 39, kantoor 57, Odesa, Oekraïne. Informatie over klantenondersteuning vindt u op plubox.com/support.